世界交流的中国名片——谈谈涉外公证
发布日期：2014-07-23 18:27:45
1.什么是涉外公证？
案例
小李要出国留学了。出国留学机构的工作人员告诉他，需要提供他在校的成绩单公证。小李去学校开好了成绩单，但是他很疑惑上面明明已经有了学校的印章肯定是真的，那为什么还需要有公证呢？
留学机构的工作人员向他解释：小李的成绩单是中文的，外国人根本就看不懂；而且人家在十万八千里远的地方，也没办法考证这份成绩单的真伪；当然需要公证咯。
解读
其实，出国人员办理公证，是因为前往国家的法律和国际惯例的要求，就像外国人来中国留学一样，也要办理相关公证，这是一种国际惯例。具体点讲，涉外公证是国际间交往不可缺少的工具和法律程序，按照国际惯例，在国内取得的诸如出生证、结婚证、学历证、存款证明等法律文件，在本国境内具有法律效力，而在境外往往需要公证，才可以被他国直接承认和采信，才具有域外的法律效力。
由于外国的有关机构不可能清晰地了解中国所有的机构出具文件的真实性和合法性，于是就需要有经过中国司法部和外交部所认可的公证机构为这些法律文件提供必要的证明。所以，涉外公证是指公证机构对含有涉外因素的公证事项的真实性、合法性依法予以证明的活动。
2. 出国需要办哪些涉外公证？
案例
小张要出国了。听说出国都要办公证的，于是他就到公证处咨询需要办什么公证。
公证人员告诉他，不是所有的出国事宜都需要办理公证的；应该根据具体的国家、出国的事宜、确切的接收机构等问题来办理有关公证。
解读
出国需不需要办理公证书以及办理什么公证书要根据所去国家及有关部门的要求决定。因此，它与当事人出国的目的及其在国外停留的时间有关。一般来讲，出国留学需提供与学历有关的公证，如毕业证书、学位证书、成绩单公证；出国探亲需提供与国外亲属有关的公证，如亲属关系公证；出国定居需提供出生、未受刑事处分、婚姻状况等公证；技术移民需办理与本人工作技能有关的公证；投资移民则需办理与本人财产有关的公证。总的来讲，打算在国外居住的时间越长，所应办理的公证书种类应越齐全。申请人应按所去国家的要求申请办理各种公证。（一般各国的要求可参见：浙江签证网http://www.zjvisa.cn/；或者外国驻华使领馆认证汇编http://cs.mfa.gov.cn/zcgj/lsrz/rzxx/。另外，还需要具体询问接收单位的需求。）
3.怎样办理涉外公证？
涉外公证种类很多，每一种公证类型都有不同的要求。但一般来讲，每一种公证的办理都与其各自的类型特征密切相关。比如说，办理婚姻状况公证，就要求提供结婚证、离婚证或者单身证明等证明文件来作为申请材料；又如，申请无犯罪记录的公证，就要求户籍所在地派出所出具相应的证明来作为申请材料。以下举两例最为常见的公证办理方式。
①出生：身份证（包括本人及父母的，若父母死亡的提供死亡证明）、户口簿（包括本人与父母的）、出生证（没有出生证的则提供户籍所在地派出所出具的出生证明）、父母结婚证。在美国、法国、泰国、新加坡、哥伦比亚使用的还应提供近期1寸或2寸免冠照片。
户籍已注销的如何申办出生公证？办理出生公证，申请人要提供本人的户口本原件和人事档案部门出具的相关证明。公民因离境而注销户口后申请办理出生公证的，可以请户籍注销地派出所根据户籍档案的记载出具证明，以替代户口本原件使用。
申办出生公证，申请人的护照、身份证或者档案记载的内容与户口簿内容不一致时怎么办？如出现以上情况，申请人应首先向有关发证单位或登记部门要求将错误的地方加以更正，使几个证件和人事档案的记载与户籍登记内容一致起来，再到公证处申办公证。如申请人认为由自己发表声明说明情况也能解决问题，公证处也可为其办理声明书公证。
②毕业证、学位证、成绩单等证件类：需要携带身份证、户口簿、证书原件。
毕业证书、学位证书等已带往国外或遗失，该如何申办学历、学位公证？当事人已将毕业证书、学位证书带往国外的，应将证书带回国内，交公证处审核后方能为其办理学历、学位公证。证书遗失的，应到原发证学校补发毕业、学位证书。确实无法补发的，可由发证学校出具学历、学位情况证明并给公证处出具说明函，公证处对学校补发的相关证明予以公证。
成绩单原件已存入个人档案，本人手中无成绩单的，如何办理该项公证？可由档案管理部门将存入档案的成绩单复印出两份，在其中的一份上说明与存档原件相符，并加盖档案管理部门公章，由申请人交给公证处存卷。另一份公证处办理公证。
4.同样公证书需要办理几份？
案例
王先生五年前为了出国留学曾在公证处办理过出国用的出生公证，但当时公证人员询问他需要几份公证书时，王先生只要了一份。现在王先生为了到该国另外一个州工作，对方又让他提供同样的公证。王先生只好重新到公证处办理原来做过的公证书。
解读
有不少当事人会问为什么同样的公证书要办理若干份？出国人员办理的公证书是提交其前往国家有关部门使用的，只有公证书原件才为所在国法律认可。由于公证书可能会为多个有关部门，如：学校、移民局、税务部门等等所要求提供，因此出国人员在办理公证书时应根据自己的出国目的以及出国时间的长短，准备备份。而且，由于在公证处一次办理同样公证书时，第二份之后都是按副本收费，因此，一次办理份数齐全，既方便使用，又避免了多次重复办理的时间和经济上的额外支出。当然，也不是办的越多越好，应当视自己的实际情况而定副本件数。
5.公证书需要我要中文的一份和翻译的一份？
案例
吴妈妈带着宝宝出国旅游。旅游公司告诉吴妈妈要公证宝宝的出生证明，中文和译文各一份。公证机构为其只做好公证文书后，吴妈妈泛起了疑惑：怎么是做在一本里面的呢？
解读
经常有群众来到公证处说他需要中文一份译文一份的公证文书。但实际上这都是片面地理解了公证书与译文的关系。目前我国的涉外公证书如需要有翻译件，都会安排翻译机构翻译好后附在中文后（其中公证书的译文以公证专用纸打印），统一加封面后制作成一本公证书的——并不存在分离的中文与译文的公证文书。
另外需要提醒的是，各国对于翻译文字有不同的要求：有的不需要翻译，有的需要英文翻译，有的需要该国文字翻译。要来办理涉外公证的朋友一定要注意问清翻译文字种类，因为一般小语种的翻译费用会较高的。
6.公证书做好后还要注意什么？
案例
陈小姐要出国工作，在中国原单位开具了工作经历后办理了公证手续。但就在陈小姐即将出去之前，同样在该国工作的钱先生提醒她，在那个国家光办公证是不行的，还需要有外办和使领馆的认证。陈小姐感慨幸好提前遇到了钱先生，否则形成就被耽误了。
解读
公证办好后并不是万事大吉。因为有的国家要求认证，有的国家还要求双认证。需要办理双认证的外国驻华使(领)馆一般要求是：符合这个国家有关当局要求的公证书；公证书须经我国外交部领事司或有关省、自治区、市外办等办妥认证手续。对于符合要求的公证书，驻华使(领)馆即予以受理，办理认证。办理公证书认证时间一般两、三天即可，特殊情况的按加急处理，有的当天或第二天即可办妥。各国驻华使(领)馆办理认证的时间长短不一，最快的也需一周。所以出国人员应尽量了解清楚所赴国家的要求，以免耽误行程。（阮啸）
